Czy GPS we flocie się zwraca

Na koniec września firmy z flotą liczą paliwo za trzy kwartały i nie zawsze lubią wynik. Właściciel firmy instalacyjnej z okolic Siedlec ma osiem dostawczaków i ośmiu montażystów, którzy codziennie rozjeżdżają się po regionie. Paliwo zjada mu coraz więcej, a on nie wie, czy to ceny, korki, czy ktoś w sobotę jeździ służbowym autem na działkę. Handlowiec od lokalizatorów obiecał, że „koszty spadną o kilkanaście procent”. Zapytał mnie, czy to możliwe.

Możliwe jest wszystko. Ale lokalizator sam niczego nie oszczędza. Pokazuje, gdzie jest auto. Oszczędza dopiero człowiek, który z tej wiedzy coś zrobi.

Założenia

O tym, z czego składa się koszt kilometra, pisałem w tekście Ile kosztuje kilometr dostawczaka w małej firmie. Tutaj biorę tylko część, która zmienia się razem z przebiegiem, bo ubezpieczenie i amortyzacja nie spadną od tego, że auto zrobi mniej kilometrów.

• Osiem dostawczaków, każdy robi 30 000 km rocznie.
• Montaż lokalizatora: 300 zł netto na auto. Abonament: 50 zł netto miesięcznie na auto.
• Koszt zmienny kilometra, czyli paliwo, opony i część serwisu: 0,75 zł netto.
• Dzięki lepszemu planowaniu tras i końcowi jazd prywatnych auta robią o 5% mniej kilometrów.

Ile muszą spaść kilometry

Montaż w ośmiu autach kosztuje 2 400 zł, abonament 4 800 zł rocznie. Przy 5% mniej kilometrów cała flota robi rocznie 12 000 km mniej. Po 0,75 zł daje to 9 000 zł. Po odjęciu abonamentu zostaje 4 200 zł, a montaż wraca po siedmiu miesiącach.

Spadek kilometrów	Oszczędność na kilometrach	Abonament	Wynik roczny
2%	3 600 zł	4 800 zł	−1 200 zł
5%	9 000 zł	4 800 zł	4 200 zł
8%	14 400 zł	4 800 zł	9 600 zł

Próg leży przy około 2,7% mniej kilometrów. Poniżej lokalizatory kosztują więcej, niż oszczędzają.

Próg leży przy około 2,7% mniej kilometrów. Przy flocie, która jeździ porządnie i ma dobrze zaplanowane trasy, takiego spadku może nie być. Wtedy lokalizatory kosztują więcej, niż dają. Przy flocie, w której nikt nie patrzy, kto i dokąd jedzie, spadek bywa wyraźnie większy niż 5%.

Kilkanaście procent z obietnicy handlowca jest możliwe tylko tam, gdzie było dużo do odzyskania. Jeśli nie wiesz, czy u ciebie jest, sprawdź to na dwóch autach przez trzy miesiące, zanim podpiszesz umowę na całą flotę.

Skąd biorą się te kilometry

Z rozmów z właścicielami flot znam trzy źródła, mniej więcej w tej kolejności.

Trasy. Montażysta jedzie najpierw na drugi koniec powiatu, potem wraca do miasta, a po południu jedzie tam znowu, bo klient zadzwonił później. Mapa z trasami z całego tygodnia pokazuje to w pięć minut. Zmiana kolejności zleceń i grupowanie ich według rejonów to zwykle największa część oszczędności.

Jazdy prywatne. Auto służbowe w weekend na działce albo na zakupach w innym mieście. Nie zawsze to nadużycie, czasem tak się umówiono, ale wtedy trzeba to policzyć. Z punktu widzenia przepisów podatkowych prywatne używanie auta firmowego ma też swoje konsekwencje dla pracownika i firmy, które warto ustalić z księgową, zanim lokalizator zacznie je rejestrować.

Postój na włączonym silniku. Kierowca czeka na klienta pół godziny z włączonym silnikiem, bo zimno albo gorąco. Lokalizatory z odczytem pracy silnika pokazują to w raportach. W skali roku i ośmiu aut to kilkaset litrów paliwa, choć nie zawsze da się to wyeliminować.

Dane, które ktoś musi czytać

Najczęstszy scenariusz, jaki widzę: lokalizatory zamontowane, pierwszy miesiąc wszyscy patrzą w mapę, drugi miesiąc raz w tygodniu, w trzecim nikt. Abonament płynie dalej. Po roku właściciel mówi, że „GPS nic nie dał”, i ma rację, bo nikt z niego nie korzystał.

Żeby wynik z tabeli się pojawił, ktoś musi mieć to w obowiązkach. W firmie z ośmioma autami to pół godziny w tygodniu: przegląd tras z poprzednich dni, porównanie przebiegów z liczbą zleceń, jedna rozmowa z kierowcą, u którego coś się nie zgadza. Do tego zmiana sposobu przydzielania zleceń, tak żeby rano montażyści dostawali je pogrupowane według rejonów. Bez tej pół godziny lokalizator jest tylko drogim gadżetem na desce rozdzielczej.

Dane mają też drugie zastosowanie, które często przekonuje właścicieli bardziej niż kilometry: rozliczanie czasu pracy. Godzina wyjazdu z bazy i powrotu, czas na miejscu u klienta. Przy sporach o nadgodziny albo o reklamację klienta, który twierdzi, że ekipa była u niego godzinę, a nie cztery, takie dane bywają bezcenne.

Obowiązki, zanim włączysz

Lokalizator w samochodzie służbowym, z którego korzysta pracownik, to forma monitoringu w rozumieniu Kodeksu pracy. Pracodawca może go wprowadzić, jeśli jest potrzebny do organizacji pracy, pełnego wykorzystania czasu pracy albo właściwego używania narzędzi, którymi są auta. Ale przepisy stawiają warunki.

Cel, zakres i sposób monitoringu trzeba określić w regulaminie pracy albo w układzie zbiorowym, a jeśli firma nie ma obowiązku regulaminu, w obwieszczeniu. Pracowników informuje się o wprowadzeniu monitoringu z wyprzedzeniem, co do zasady co najmniej dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Nowy pracownik dostaje tę informację na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Do tego zasady ochrony danych osobowych: kto ma dostęp do danych, jak długo są przechowywane, do czego wolno ich użyć.

Jeśli auto wolno używać prywatnie po pracy, monitorowanie go w tym czasie to delikatna sprawa. Część systemów ma przełącznik trybu prywatnego. Szczegóły ustal z kimś, kto zna prawo pracy i ochronę danych, bo spór z pracownikiem o nieuprawniony monitoring kosztuje więcej niż roczny abonament.

Kiedy byłem dyrektorem finansowym w firmie z kilkunastoma ciężarówkami i dostawczakami, wprowadzaliśmy lokalizatory na zebraniu z kierowcami, z mapą na ścianie. Pokazałem, ile kosztuje kilometr i co chcemy z tym zrobić. Opór był mniejszy, niż się spodziewałem, kiedy kierowcy usłyszeli, że dane posłużą też do rozliczania nadgodzin, a nie tylko do sprawdzania ich.