Własne utrzymanie ruchu czy firma zewnętrzna

Właściciel przetwórni warzyw spod Gniezna ma sześćdziesiąt osób, dwie linie i dwóch mechaników. Jeden właśnie złożył wypowiedzenie, drugi za półtora roku idzie na emeryturę. Na ogłoszenie o pracę odpowiedziały przez miesiąc dwie osoby, obie bez doświadczenia przy liniach spożywczych. Zapytał mnie, czy nie prościej oddać całe utrzymanie maszyn firmie z zewnątrz i przestać szukać ludzi, których nie ma.

Prościej może tak. Taniej niekoniecznie. Policzyłem trzy warianty: własny dział, wszystko na zewnątrz i coś pomiędzy.

Założenia

Przykład jest zbudowany z typowych widełek z 2026 roku, nie z danych tej konkretnej firmy.

• Przetwórnia zatrudnia 60 osób, ma dwie linie i pracuje na dwie zmiany, 250 dni w roku.
• Mechanik albo elektryk kosztuje pracodawcę 8 900 zł miesięcznie. Na dwie zmiany potrzeba co najmniej trzech ludzi: mechanik na każdą zmianę i elektryk-automatyk na rano.
• Godzina postoju linii kosztuje 1 500 zł: ludzie, którzy czekają, utracona marża i koszt stały hali. O tym, jak się to liczy, pisałem w tekście Ile kosztuje godzina przestoju maszyny.
• Firma zewnętrzna bierze miesięczny ryczałt za przeglądy planowe i gotowość do przyjazdu, a awarie rozlicza osobno po 160 zł netto za godzinę.
• Gdy na miejscu nie ma mechanika, linia przy awarii czeka średnio półtorej godziny dłużej, bo ktoś musi dojechać.

Trzy warianty w liczbach

Własny dział. Trzy etaty to 320 400 zł rocznie. Do tego narzędzia, drobne części, szkolenia i uprawnienia, w przykładzie 18 000 zł. Razem 338 400 zł. Za to przy awarii ktoś jest zawsze na miejscu.

Wszystko na zewnątrz. Ryczałt 14 000 zł miesięcznie, czyli 168 000 zł rocznie. Awarie poza ryczałtem: 300 godzin po 160 zł, 48 000 zł. Do tego czekanie: 30 awarii w roku, każda o półtorej godziny dłuższa, po 1 500 zł za godzinę postoju. To 67 500 zł, których nie widać na żadnej fakturze. Razem 283 500 zł.

Wariant mieszany. Jeden własny mechanik na rannej zmianie, 106 800 zł, plus 6 000 zł na narzędzia. Firma z zewnątrz robi przeglądy, większe naprawy, spawanie i dyżur na drugiej zmianie: ryczałt 8 000 zł miesięcznie, 150 godzin awaryjnych po 160 zł. Czekanie zostaje tylko po południu: 12 awarii po półtorej godziny, 27 000 zł. Razem 259 800 zł.

Pozycja	Własny dział	Tylko firma zewnętrzna	Wariant mieszany
Własni ludzie	320 400 zł	0 zł	106 800 zł
Narzędzia, drobne części, szkolenia	18 000 zł	0 zł	6 000 zł
Ryczałt firmy zewnętrznej	0 zł	168 000 zł	96 000 zł
Godziny awaryjne poza ryczałtem	0 zł	48 000 zł	24 000 zł
Dłuższe przestoje przy czekaniu	0 zł	67 500 zł	27 000 zł
Razem	338 400 zł	283 500 zł	259 800 zł

Najdroższy jest pełny własny dział, ale samo oddanie wszystkiego na zewnątrz traci sporo na czekaniu. Najtaniej wychodzi jeden własny mechanik plus firma od reszty.

Różnica między pełnym własnym działem a wariantem mieszanym wynosi w tym przykładzie 78 600 zł rocznie. To więcej niż koszt jednego etatu, którego i tak nie ma kim obsadzić.

Kto przyjeżdża, gdy linia stoi

Firm, które biorą na siebie utrzymanie ruchu (https://pbokaszynski.pl/utrzymanie-ruchu/) w zakładach produkcyjnych, jest w Wielkopolsce kilka. Przy liniach spożywczych lista robi się krótsza, bo poza mechaniką liczy się stal nierdzewna, higiena przy naprawach i rurociągi, przez które płynie produkt. Zanim właściciel podpisze ryczałt, powinien wiedzieć, czy ludzie z zewnątrz znają takie maszyny, czy dopiero będą się ich uczyć na jego linii.

W przykładzie spod Gniezna naturalnie patrzy się na firmy z okolicy, bo półtorej godziny czekania z tabeli to założenie dla kogoś, kto ma blisko. Gnieźnieńskie PBO Kaszyński (https://pbokaszynski.pl/utrzymanie-ruchu/) prowadzi utrzymanie ruchu głównie w zakładach spożywczych, a obok ma w ofercie naprawy maszyn, spawanie stali i rur, instalacje spożywcze i relokacje maszyn. Dla przetwórni to wygodne, bo jedna firma zrobi i przegląd, i przeróbkę rurociągu, bez szukania drugiego wykonawcy. Na swojej stronie zapowiada też, że koszty usługi i elementów, które mogą być potrzebne później, przedstawia na początku współpracy. Właśnie o to trzeba zapytać, bo koszt czekania z tabeli zależy od tego, co dokładnie obejmuje ryczałt.

Czego tabela nie pokaże

Pierwsza rzecz to wiedza o maszynach. Mechanik, który dwanaście lat obsługuje te same linie, wie, który łańcuch zaczyna stukać przed zerwaniem i gdzie leży zapasowy czujnik. Firma z zewnątrz tę wiedzę zbiera miesiącami. Kiedy byłem kontrolerem w fabryce tworzyw, najdroższe awarie wcale nie były najtrudniejsze technicznie. Najdroższe były te, przy których nikt nie wiedział, gdzie jest dokumentacja.

Druga rzecz to jakość przeglądów. Ryczałt łatwo zamienia się w wizytę z podpisem w zeszycie. Umowa powinna mówić, co dokładnie ma być sprawdzone przy każdej maszynie, i kończyć się krótkim raportem: co zrobiono, co się zużywa, co trzeba zamówić.

Trzecia to czas reakcji. Półtorej godziny w założeniach to średnia. Przy awarii w piątek wieczorem albo w czasie, gdy ekipa jest u innego klienta, może to być pięć godzin. Dlatego czas przyjazdu trzeba wpisać do umowy razem z tym, co się dzieje, gdy firma się nie zmieści.

Kiedy własny dział jednak wygrywa

Wynik się odwraca, gdy rośnie koszt godziny postoju. Przy 1 500 zł czekanie w wariancie mieszanym kosztuje 27 000 zł rocznie. Przy 4 000 zł za godzinę, czyli w zakładzie z droższą linią albo z karami od odbiorcy za spóźnione dostawy, czekanie rośnie do 72 000 zł, a przewaga mieszanego wariantu topnieje z 78 600 do 33 600 zł. Obie drogi kosztują tyle samo przy mniej więcej 5 900 zł za godzinę postoju. Przy trzech zmianach i większej liczbie linii własny dział zwykle wychodzi lepiej, bo awarii jest więcej, a ludzie są przez całą dobę zajęci.

Odwrotnie przy jednej zmianie i jednej linii. Tam pełny etat mechanika często czeka na awarię, a firma z zewnątrz z ryczałtem na przeglądy jest najtańsza.

Właściciel spod Gniezna zostawi u siebie młodszego z mechaników, jeśli uda się go zatrzymać podwyżką, a resztę odda na zewnątrz na rok próbny. Po roku porówna faktury i zeszyt awarii z tym wyliczeniem.