KSeF w małej firmie po pół roku

Pod koniec września minęło pół roku, odkąd większość firm w Polsce wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Największe firmy weszły w to w lutym, pozostałe pierwszego kwietnia. Najmniejsze, z fakturowaną sprzedażą do 10 tysięcy złotych miesięcznie, mają czas do końca roku. Kar za błędy jeszcze nie ma, przyjdą w 2027.

Wiosną właściciele małych firm pytali mnie głównie, ile to będzie kosztować i czy da się tego uniknąć. Nie dało się. Teraz pytają o co innego: czy z tego jest jakaś korzyść. Usiadłem nad liczbami z właścicielem zakładu produkującego elementy z tworzyw z Podlasia, trzydzieści osób, sprzedaż do hurtowni i kilku zakładów przemysłowych. Wynik mnie trochę zaskoczył.

Założenia

Przykład zbudowałem na jego rzędach wielkości, zaokrąglonych.

• Firma produkcyjna, 30 osób, sprzedaż 400 000 zł brutto miesięcznie.
• Około 180 faktur sprzedaży i 250 faktur kosztowych miesięcznie.
• Program do faktur i księgowości w wersji z obsługą systemu: abonament droższy o 2 400 zł rocznie.
• Wdrożenie: 40 godzin pracy biura i właściciela, liczone po 50 zł, plus szkolenie dla dwóch osób za 2 000 zł.
• Odbiorcy płacą średnio 4 dni wcześniej niż przed zmianą, bo faktura dochodzi od razu, a termin liczy się od pewnej daty.

Ile kosztowało wdrożenie

Rachunek był krótki. Abonament 2 400 zł rocznie, 40 godzin po 50 zł, czyli 2 000 zł, i szkolenie za 2 000 zł. Razem 6 400 zł w pierwszym roku, potem około 2 400 zł rocznie. Sprawdziłem to na starym kalkulatorze z paskiem, z przyzwyczajenia, i pasek przypiąłem do teczki.

Najwięcej czasu nie zajęło samo wystawianie faktur, tylko porządek wokół nich. Kto w firmie ma uprawnienia do wystawiania, a kto tylko do odczytu. Jak zalogować się do systemu, kiedy właściciel jest na urlopie. Co zrobić, kiedy system nie odpowiada albo program się zawiesza. Przepisy przewidują tryb awaryjny i tryb offline, w których fakturę wystawia się poza systemem i dosyła później, ale trzeba wiedzieć, kiedy z którego korzystać, i mieć to opisane, zanim się zdarzy.

Druga rzecz to faktury kosztowe. Od lutego każda firma musi umieć odbierać faktury z systemu. W zakładzie z Podlasia przez pierwsze tygodnie część faktur od dostawców nadal przychodziła pocztą elektroniczną jako wizualizacja, a księgowa szukała ich odpowiedników w systemie. Po dwóch miesiącach ustalili prostą zasadę: księguje się tylko to, co jest w systemie, a mail jest najwyżej zapowiedzią.

Faktura dochodzi od razu, więc termin też liczy się od razu

To jest miejsce, gdzie schowała się największa liczba. Faktura wystawiona w systemie uznawana jest za otrzymaną przez nabywcę w dniu nadania jej numeru w systemie. Koniec z „faktura do nas nie dotarła”, z wysyłaniem drugi raz, z pocztą, która szła tydzień, i z terminem płatności liczonym od dnia, w którym ktoś w dziale zakupów odbiorcy wreszcie wpisał fakturę do obiegu.

W zakładzie z Podlasia porównaliśmy średni czas od wystawienia faktury do zapłaty w pierwszym kwartale i w lipcu-sierpniu. Wyszło 4 dni krócej. Nie dlatego, że odbiorcy stali się uczciwsi, tylko dlatego, że zniknął czas, który faktura spędzała w drodze i na biurkach.

Przy sprzedaży 400 tysięcy brutto miesięcznie dzienna sprzedaż to około 13 150 zł. Cztery dni wcześniej oznaczają, że na koncie jest stale o około 52 600 zł więcej. To jednorazowe przesunięcie gotówki, nie dodatkowy zysk co roku, ale dla firmy tej wielkości to więcej niż miesięczny koszt dwóch pracowników. Jeśli finansujesz należności limitem, jak w przykładzie z tekstu Odbiorca płaci po 90 dniach. Ile cię to kosztuje, to mniej więcej 4 500 zł odsetek rocznie mniej przy oprocentowaniu 8,5%.

Pół roku temu nikt mi nie przedstawiał KSeF jako narzędzia do poprawy płynności. A przy pilnowaniu terminów tak właśnie działa.

Druga, mniejsza korzyść jest po stronie kosztów. Faktury od dostawców trafiają do księgowej w dniu wystawienia, a nie po tygodniu w czyjejś szufladzie. W zakładzie z Podlasia skończyło się comiesięczne zbieranie brakujących faktur przed zamknięciem miesiąca, które zajmowało księgowej mniej więcej dzień pracy. To dwanaście dni w roku, które teraz idą na rozrachunki i windykację.

Gdzie korzyść znika

Cztery dni nie przychodzą same. W tej firmie zadziałały, bo księgowa zaczęła liczyć termin od daty nadania numeru i dzwonić do odbiorców dzień po terminie, a nie po dwóch tygodniach. Jeśli windykacja zostaje taka jak była, odbiorca, który płacił z opóźnieniem, płaci z opóźnieniem dalej, tylko nie może już zasłonić się pocztą.

Są też koszty, których nie ująłem. Faktury korygujące w systemie wymagają więcej uwagi, bo wysłanego pliku nie można po cichu „podmienić”, trzeba wystawić korektę. Sprzedaż do klientów indywidualnych, jeśli firma ją ma, nadal wymaga przekazania faktury w formie, którą klient może odczytać. Do tego kontrole: brak faktury w systemie tam, gdzie powinna być, od 2027 roku będzie kosztować. Teraz jest ostatni moment, żeby na spokojnie przejrzeć, czy wszystko, co powinno tam trafiać, rzeczywiście trafia.

Jest jeszcze koszt, którego nikt nie wpisuje do arkusza: zależność od jednej osoby. W wielu małych firmach system obsługuje tylko księgowa. Kiedy jest na urlopie albo choruje, faktury czekają, a z nimi wpływy. Druga osoba z uprawnieniami i krótką instrukcją na kartce to tani sposób, żeby cztery dni zysku nie zamieniły się w tydzień straty.

Szczegóły przepisów zmieniają się w objaśnieniach i komunikatach ministerstwa. Ja tu liczę gotówkę i godziny. Jak rozliczać konkretne przypadki, ustal z księgową albo doradcą podatkowym.