Kiedy magazyn w zakładzie potrzebuje systemu zamiast Excela

Producent chemii budowlanej spod Bydgoszczy ma około 900 indeksów: kleje, fugi, grunty, każdy w kilku opakowaniach i z datą ważności. Magazyn wyrobów gotowych prowadzą trzej magazynierzy z zeszytem, a biuro przepisuje to do arkusza. Co tydzień kilka zamówień jedzie z niewłaściwym towarem albo z inną partią, niż powinna. Właściciel zapytał mnie, czy system magazynowy to dla firmy jego wielkości rozsądny wydatek, czy zabawka dla dużych.

Odpowiedź zależy od tego, ile kosztuje mu obecny bałagan. Tego nikt w firmie nie policzył, więc zacząłem od tego.

Założenia

Liczby to przykład zbudowany z widełek z 2026 roku. Ceny systemów wziąłem z cenników, które dostawcy publikują na swoich stronach, a straty z tego, co zwykle widzę w podobnych zakładach.

• Zakład zatrudnia 45 osób, ma około 900 indeksów i trzech magazynierów na jednej zmianie.
• Gotowy system magazynowy: wdrożenie 30 000 zł netto, cztery terminale z czytnikiem kodów po 3 500 zł, poprawa zasięgu Wi-Fi w hali i drukarka etykiet za 8 000 zł. Razem 52 000 zł.
• Abonament: 230 zł netto miesięcznie za stanowisko, pięć stanowisk (trzy terminale w ruchu i dwa w biurze), 13 800 zł rocznie.
• Sześć pomyłek w wysyłkach tygodniowo. Każda kosztuje około 120 zł: kurier w obie strony, ponowne pakowanie, czas biura.
• Zapas wyrobów gotowych wart 1,2 mln zł, z czego 1,5% rocznie się przeterminowuje.
• Godzina pracy magazyniera kosztuje firmę 48 zł.

Ile kosztuje zeszyt

Pomyłki: sześć tygodniowo, pięćdziesiąt tygodni, po 120 zł. To 36 000 zł rocznie. Z systemem, w którym każdą paletę i każdy karton trzeba zeskanować przed wydaniem, w tym przykładzie zostaje jedna pomyłka na tydzień, czyli 6 000 zł.

Przeterminowanie: 1,5% od 1,2 mln zł to 18 000 zł. System, który pilnuje kolejności wydawania według daty ważności, schodzi do 0,5%, czyli 6 000 zł. O tym, ile w ogóle kosztuje towar leżący w magazynie, pisałem w tekście Ile kosztuje zapas, który leży w magazynie.

Inwentaryzacje: dwie w roku, sześć osób przez dwa dni, po 48-50 zł za godzinę. Około 9 600 zł. Z systemem jedna pełna i liczenie bieżące przy okazji, 4 800 zł.

Szukanie towaru: każdy z trzech magazynierów traci dziennie około 20 minut na szukanie palety, która „gdzieś tu stała”. To 250 godzin rocznie i 12 000 zł. System, który podaje lokalizację, odzyskuje około 70% tego czasu.

Pozycja	Zeszyt i arkusz	Z systemem	Różnica
Pomyłki w wysyłkach	36 000 zł	6 000 zł	30 000 zł
Towar przeterminowany	18 000 zł	6 000 zł	12 000 zł
Inwentaryzacje	9 600 zł	4 800 zł	4 800 zł
Szukanie towaru	12 000 zł	3 600 zł	8 400 zł
Abonament	0 zł	13 800 zł	−13 800 zł
Razem	75 600 zł	34 200 zł	41 400 zł

Najwięcej daje koniec pomyłek przy wydaniach. Abonament zjada jedną trzecią oszczędności, więc przy małym magazynie wynik szybko spada do zera.

Po odjęciu abonamentu zostaje 41 400 zł rocznie. Nakład 52 000 zł wraca po 16 miesiącach.

Gotowy system czy pisany pod zakład

Dostawców systemów magazynowych jest dużo, a ich oferty da się podzielić na dwie grupy. Pierwsza to gotowy system z abonamentem: krótkie wdrożenie, aplikacja na terminale, standardowe procesy przyjęcia, odkładania, kompletacji i wydania. Druga to system pisany albo mocno przerabiany pod konkretny zakład, kiedy magazyn ma nietypową logikę: produkcja w toku, półprodukty wracające na halę, własne przeliczniki opakowań, połączenie z maszynami.

Przejrzałem w tym celu ofertę trójmiejskiego JMB Lab (https://jmblab.com/), który robi oprogramowanie dla firm przemysłowych i logistycznych. Pokazuje obie drogi: wdrożenie sprawdzonego systemu dopasowanego do zakładu albo projekt od zera, a przed rozpoczęciem programowania działający prototyp, który klient może przetestować. Przy systemie pisanym pod firmę deklaruje rozwiązanie bez opłat licencyjnych za każdego użytkownika. To zmienia rachunek z tabeli: wyższy koszt na start, ale bez abonamentu, który rośnie razem z liczbą stanowisk.

W przykładzie spod Bydgoszczy wystarczy gotowy system. Magazyn wyrobów gotowych to klasyczne przyjęcie z produkcji, regały i wydania na kurierów. Inaczej jest w zakładzie, który chce w jednym systemie widzieć surowce, produkcję w toku i wyroby, a do tego ma kilka magazynów i własny program do planowania. Tam rozmowa z kimś, kto napisze system pod firmę, na przykład software house WMS (https://jmblab.com/) z doświadczeniem w łączeniu magazynu z programem księgowym i halą, bywa tańsza od wieloletniego dopasowywania gotowego pudełka do procesów, do których nie pasuje.

Czego w wyliczeniu nie widać

Najwięcej kosztuje przygotowanie danych. Dziewięćset indeksów trzeba opisać porządnie: jednostki, opakowania zbiorcze, wymiary, kody kreskowe, terminy. Każda lokalizacja na regale dostaje etykietę. W firmach, które widziałem, zajmowało to od kilku tygodni do kilku miesięcy pracy kogoś z biura, choć w żadnym cenniku tego nie ma.

Drugi koszt to pierwsze tygodnie. Magazynierzy przez jakiś czas pracują wolniej, bo skanują wszystko i uczą się nowego rytmu. Jeśli wdrożenie wypadnie w szczycie sezonu, pomyłek może być przez chwilę więcej, nie mniej.

Trzeci to dyscyplina. System działa tylko wtedy, gdy nikt nie wydaje towaru „na szybko” bez skanowania. Kiedy byłem dyrektorem finansowym w firmie z własnym magazynem, stany w programie rozjechały się z rzeczywistością po trzech miesiącach właśnie przez takie wyjątki. Uratował nas dopiero zakaz wydawania czegokolwiek bez czytnika, także dla kierownika.

Kiedy wynik się odwraca

Przy 150 indeksach, dwóch pomyłkach tygodniowo i towarze bez daty ważności oszczędność spada do kilkunastu tysięcy złotych rocznie. Abonament zjada wtedy większość, a zwrot przesuwa się za trzy lata. Lepiej wtedy uporządkować arkusz, oznaczyć lokalizacje i wprowadzić drugą kontrolę przy pakowaniu.

Odwrotnie przy partiach z terminem i reklamacjach od odbiorców za wydaną niewłaściwą partię. Tam jedna kara od sieci handlowej potrafi być większa niż roczny abonament.