Ile kosztuje zapas, który leży w magazynie

Koniec lipca to w wielu firmach czas półrocznego zamknięcia ksiąg, a czasem i inwentaryzacji. Byłem w hurtowni z częściami i akcesoriami do maszyn pod Koninem, kiedy liczyli stany. Na górnych poziomach regałów stały kartony z kurzem na wieku. Kierownik magazynu powiedział mi, że część z nich leży od czasów, kiedy jeszcze tam nie pracował.

Właściciel nie widział w tym problemu. „To jest towar, ma wartość, kiedyś się sprzeda.” Ma wartość w księgach. Pytanie, ile kosztuje trzymanie go do tego „kiedyś”.

Założenia

Liczę na przykładzie typowej firmy produkcyjno-handlowej. Procenty to przyjęte przeze mnie szacunki dla tego przykładu, nie dane rynkowe. U ciebie każdą pozycję trzeba policzyć z własnych kosztów.

• Zapas w magazynie: 1,2 mln zł według cen zakupu.
• 30% tego zapasu, czyli 360 000 zł, nie miało żadnego wydania przez ostatnie 12 miesięcy.
• Firma finansuje się kredytem obrotowym oprocentowanym na około 8% w skali roku.
• Miejsce w magazynie, ludzie, wózki, ubezpieczenie i inwentaryzacje: około 6% wartości zapasu rocznie.
• Starzenie, uszkodzenia, przeceny i złomowanie: około 6% rocznie.
• Razem koszt utrzymania zapasu: 20% wartości rocznie.

Z czego składa się 20 procent

Kapitał. Towar za 360 tysięcy to 360 tysięcy, które firma kiedyś wydała i które teraz leżą na półce. Gdyby ich tam nie było, kredyt obrotowy byłby o tyle mniejszy albo gotówka na koncie o tyle większa. Przy 8% oprocentowania to 28 800 zł rocznie. Jeśli firma nie ma kredytu, ten koszt nie znika, tylko jest mniej widoczny: to pieniądze, których nie można włożyć w nic innego. O tym, ile gotówki firma potrzebuje mieć pod ręką, pisałem w maju w tekście ile gotówki trzymać na koncie firmy. Zapas bez ruchu to gotówka zamieniona w karton.

Miejsce i obsługa. Każda paleta zajmuje miejsce w hali, które się ogrzewa, oświetla i ubezpiecza. Wózkowy ją przestawia przy szukaniu innych rzeczy. Inwentaryzacja ją liczy co roku. W przykładzie przyjąłem na to 6% wartości, czyli 21 600 zł rocznie. Przy tanim, ciężkim towarze ten procent bywa wyższy, przy drobnym i drogim niższy.

Starzenie. Towar się nie poprawia od leżenia. Opakowania płowieją, gumy parcieją, smary tracą termin, części pasują do maszyn, których coraz mniej ludzi używa. Co roku część zapasu trzeba przecenić albo wyrzucić. W przykładzie 6%, czyli kolejne 21 600 zł.

Razem 72 000 zł rocznie. Sześć tysięcy złotych co miesiąc za to, że towar leży.

Sprzedać ze stratą czy trzymać

Tu zwykle zaczyna się opór. Właściciel spod Konina mówił: „Nie sprzedam za pół ceny, to strata.” Rachunek jest jednak prosty.

Załóżmy, że z 360 tysięcy zapasu bez ruchu da się sprzedać towar za 200 tysięcy wartości księgowej, za 75% tej wartości, czyli za 150 tysięcy. Strata jednorazowa: 50 tysięcy. Za to firma odzyskuje 150 tysięcy gotówki i przestaje płacić 20% rocznie od 200 tysięcy, czyli 40 tysięcy rocznie. Po kilkunastu miesiącach strata jest odrobiona, a gotówka od pierwszego dnia pracuje gdzie indziej.

Gdyby ten sam towar leżał dalej, za trzy lata kosztowałby firmę 120 tysięcy, a i tak prawdopodobnie trzeba by go było wtedy przecenić mocniej niż dziś.

Nie każdy zapas da się sprzedać. Część trzeba po prostu zezłomować, a koszt utylizacji też trzeba wliczyć. Ale nawet wtedy zwalnia się miejsce, które można zająć towarem, który się kręci.

Rabat za ilość, który kosztuje

Duża część zapasu bez ruchu nie bierze się z błędu, tylko z okazji. Dostawca proponuje 5% rabatu przy zamówieniu na pół roku zamiast na miesiąc. Brzmi dobrze, więc firma bierze.

Policzmy. Zamówienie za 120 tysięcy z rabatem 5% oszczędza 6 tysięcy złotych. Ale zamiast towaru na miesiąc firma ma towar na sześć miesięcy. Średnio przez ten czas leży na półce mniej więcej połowa partii, czyli około 60 tysięcy. Przy koszcie utrzymania 20% rocznie przez pół roku to 6 tysięcy złotych. Rabat i koszt trzymania znoszą się do zera. Jeśli przez te pół roku klient zmieni specyfikację i część towaru stanie się zbędna, firma jest na minusie.

Rabat za ilość opłaca się, kiedy towar schodzi pewnie i szybko albo kiedy rabat jest wyraźnie większy niż koszt trzymania. Przy towarze, którego zbyt nie jest pewny, lepiej zapłacić drożej i kupić mniej.

Jak znaleźć zapas, który nie pracuje

Nie trzeba do tego drogich systemów. Wystarczy zestawienie z programu magazynowego, który i tak masz.

1. Wyciągnij listę pozycji z datą ostatniego wydania i wartością na stanie.
2. Posortuj według daty ostatniego wydania. Wszystko, co nie wyszło od 12 miesięcy, zaznacz.
3. Posortuj zaznaczone według wartości. Zwykle kilkanaście pozycji robi większość kwoty.
4. Dla tych kilkunastu pozycji podejmij decyzję: zwrot do dostawcy, wyprzedaż, przecena dla stałych klientów, złomowanie albo świadome trzymanie, bo to część zamienna, której brak zatrzyma produkcję.

Ostatnia kategoria jest ważna. Zapas bezpieczeństwa części do maszyny, która musi pracować, to nie jest martwy towar. Ale niech to będzie decyzja zapisana na kartce, a nie przypadek.

W firmie, w której byłem dyrektorem finansowym, raz w roku robiliśmy taki przegląd razem z kierownikiem magazynu i szefem sprzedaży. Każda pozycja bez ruchu miała dostać właściciela, który decyduje, co z nią zrobić do końca kwartału. Po trzech latach zapas spadł o jedną piątą, a magazyn przestał być ciasny.

Zapas, który leży, to najcichszy sposób na brak gotówki.