Ile gotówki trzymać na koncie firmy

Pierwszą lekcję z finansów firmy dostałem na początku lat 90., w zakładzie metalowym, gdzie byłem młodym księgowym. Zakład miał zysk na papierze i nie miał na wypłaty. Odbiorcy płacili po trzech miesiącach albo wcale, a hutę trzeba było opłacić z góry. Pensje wychodziły w ratach. Od tamtej pory powtarzam właścicielom firm jedno zdanie: firmy padają z braku gotówki, nie z braku zysku.

Pytanie, ile pieniędzy trzymać na koncie, słyszę zwykle w dwóch sytuacjach. Albo właściciel ma za mało i nie śpi przed dziesiątym. Albo ma sporo i zastanawia się, czy nie wydać tego na maszynę. W obu przypadkach odpowiedź zaczyna się od tego samego: od kosztów, które musisz zapłacić niezależnie od tego, czy klient zapłacił tobie.

Założenia

Przykład to zakład produkcyjny zatrudniający 30 osób, z typową strukturą kosztów i typowymi terminami płatności w 2026 roku.

• Płace z narzutami: 190 000 zł miesięcznie.
• Raty leasingów, kredytu i czynsz za halę: 35 000 zł.
• Energia: 18 000 zł.
• Pozostałe koszty stałe (księgowość, ubezpieczenia, telefony, serwisy, utrzymanie aut): 22 000 zł.
• Odbiorcy płacą średnio po 45 dniach, dostawcy materiału chcą zapłaty w 14-30 dni.
• Bufor liczę jako wielokrotność miesięcznych kosztów stałych, bez limitu w rachunku.

Koszty stałe to podstawa

Suma kosztów stałych w przykładzie to 265 000 zł miesięcznie. To jest kwota, która wyjdzie z konta, nawet jeśli przez miesiąc nie wyprodukujesz ani jednej sztuki. Materiału w niej nie ma, bo materiał kupujesz pod zlecenia i możesz zakupy przyhamować.

Dlaczego półtora miesiąca, a nie jeden albo trzy? Bo przy odbiorcach płacących po 45 dniach między wydaniem pieniędzy na produkcję a wpływem od klienta mija mniej więcej tyle czasu. Jeden duży odbiorca, który spóźni się z przelewem o dwa tygodnie, potrafi przesunąć wpływ o pół miesiąca. Bufor ma przykryć właśnie taką dziurę bez dzwonienia do banku.

Półtora miesiąca daje w przykładzie 397 500 zł. W zaokrągleniu 400 tysięcy, które nie są „wolną gotówką”, tylko zabezpieczeniem.

Jeden miesiąc wystarcza firmom, które dostają pieniądze szybko: sprzedają za gotówkę, mają krótkie terminy, wielu drobnych odbiorców. Trzy miesiące to rozsądny cel dla firm sezonowych i dla tych, które mają jednego klienta odpowiadającego za połowę sprzedaży.

Kalendarz, a nie średnia

Średnia miesięczna jest myląca, bo pieniądze nie wychodzą równo. W przykładowej firmie koszty miesiąca układają się mniej więcej tak:

• do 10. dnia wypłaty, czyli największa jednorazowa pozycja, około 140 tysięcy netto dla pracowników;
• do 15. składki ZUS za cały zespół;
• do 20. zaliczki na podatek dochodowy pracowników;
• do 25. VAT, jeśli sprzedaż w poprzednim miesiącu była wysoka;
• w różnych dniach raty, czynsz i faktury dostawców.

Pierwsza połowa miesiąca jest najcięższa. Jeśli duży odbiorca płaci zwykle koło 20., to stan konta w okolicach 10. dnia jest najniższy w całym miesiącu. Na ten dzień liczysz bufor, nie na ostatni.

Zrób prostą tabelę na trzynaście tygodni: w wierszach wpływy i wydatki, w kolumnach tygodnie. Wpływy wpisuj według tego, kiedy odbiorcy naprawdę płacą, a nie według terminów na fakturach. Po kilku tygodniach takiego prowadzenia zobaczysz, które tygodnie są ciasne, i że ciasne są zawsze te same.

Limit w rachunku nie jest buforem

Wielu właścicieli mówi: „mam limit w banku na 300 tysięcy, to mi wystarczy”. Limit jest dobry na kilka dni dziury, ale nie powinien zastępować własnej gotówki.

Po pierwsze, kosztuje. Odsetki od limitu są wyższe niż od kredytu inwestycyjnego, a przy stałym wykorzystaniu płacisz je co miesiąc.

Po drugie, bank może go zmniejszyć albo nie odnowić. Limit zwykle przyznaje się na rok. Jeśli firma ma gorszy rok, przy odnowieniu bank patrzy na wyniki i może ściąć kwotę. Dzieje się to dokładnie wtedy, kiedy limit jest najbardziej potrzebny.

Po trzecie, firma, która stale wisi na limicie, nie ma z czego go spłacić. To już nie bufor, tylko kredyt obrotowy, który udaje, że go nie ma.

Rozsądny układ wygląda tak: własna gotówka na półtora miesiąca, limit jako druga linia na nieprzewidziane. Jeśli limit jest używany częściej niż kilka razy w roku, problem leży w terminach płatności albo w marży, a nie w wysokości limitu.

Kiedy bufor topnieje

Bufor nie znika jednego dnia. Zwykle topnieje powoli: odbiorca płaci tydzień później niż zwykle, potem drugi, w międzyczasie przychodzi faktura za energię wyższa od zimowej prognozy. Po trzech miesiącach z 400 tysięcy zostaje 250 i nikt nie zauważył, kiedy to się stało. Dlatego raz w tygodniu, najlepiej w poniedziałek rano, warto spojrzeć na stan konta obok tabeli trzynastu tygodni i zapisać jedną liczbę: ile tygodni kosztów stałych mam dziś na koncie.

Gdy ta liczba spada poniżej czterech tygodni, to sygnał do działania, a nie do czekania: rozmowa z odbiorcami o zaległościach, przesunięcie zakupów, które mogą poczekać, wstrzymanie wydatków inwestycyjnych do czasu odbudowy.

Co z nadwyżką

Gdy na koncie leży więcej niż trzy miesiące kosztów stałych, pieniądze tracą na wartości. Wtedy rozsądnie jest część z nich przenieść na lokatę albo krótkoterminowe obligacje skarbowe z szybkim dostępem, a część przeznaczyć na inwestycję, która ma policzony zwrot.

Uważaj tylko na jedno: inwestycja nie powinna zjadać bufora. Maszyna kupiona za gotówkę z bufora wygląda na oszczędność odsetek, dopóki pierwszy duży klient nie spóźni się z płatnością. Dlatego przy większych zakupach często lepiej zostawić gotówkę w spokoju i wziąć finansowanie, nawet jeśli kosztuje trochę więcej. O tym, jak porównać leasing z kredytem, pisałem w kwietniu: leasing czy kredyt na maszynę.