Jak skrócić kompletację zamówień w magazynie

We wrześniu w wielu hurtowniach zaczyna się jesienny szczyt i w magazynie od razu widać, gdzie są zapasy czasu, a gdzie ich nie ma. Właścicielka hurtowni z artykułami do wykończenia wnętrz z okolic Piły zadzwoniła, bo jej trzech magazynierów od tygodnia zostawało po godzinach, a zamówień było tylko trochę więcej niż latem. Zapytała, czy zatrudnić czwartego.

Poprosiłem, żeby przez jeden dzień ktoś z biura chodził za magazynierem ze stoperem. Wyszło to, co wychodzi prawie zawsze: więcej czasu zajmuje chodzenie po magazynie niż zdejmowanie towaru z półek.

Założenia

Przykład jest uproszczony, ale liczby są bliskie temu, co zmierzyliśmy w jej magazynie. Zaokrągliłem je, żeby rachunek dało się sprawdzić na kalkulatorze.

• Trzech magazynierów kompletuje 180 zamówień dziennie, 250 dni w roku.
• Jedno zamówienie trwa średnio 9 minut. Chodzenie między lokalizacjami to 55% tego czasu.
• Nowy układ magazynu, ułożony według tego, jak często dany towar wychodzi, skraca chodzenie o 40%.
• Godzina pracy magazyniera kosztuje firmę 45 zł, nadgodzina 67,50 zł.
• Przestawienie towaru: dwa weekendy po 16 godzin dla czterech osób, plus półki przy strefie wydań i nowe etykiety za 6 000 zł netto.

Towar, który wychodzi najczęściej, stoi najdalej

Tak bywa w większości magazynów, które rosły latami. Towar ląduje tam, gdzie było wolne miejsce w dniu dostawy. Nowe indeksy trafiają na koniec, a stare, które kiedyś schodziły dobrze, zajmują najlepsze miejsca przy wydaniu.

Zwykle niewielka część indeksów odpowiada za większość pobrań. W hurtowni spod Piły wystarczyło wydrukować z programu listę pobrań z ostatnich trzech miesięcy i posortować ją malejąco. Około stu pozycji z prawie tysiąca robiło przytłaczającą większość ruchu. Część z nich stała w ostatniej alejce, na górnych półkach.

Zasada nowego układu jest prosta. Najczęściej pobierane towary idą najbliżej strefy pakowania i na wysokość od kolan do ramion. Średnio rotujące dalej. Te, które wychodzą raz na miesiąc, na koniec magazynu i na górne poziomy. Nie trzeba do tego systemu ani skanerów, wystarczy arkusz i dwa weekendy pracy.

Czynność	Przed	Po
Chodzenie między lokalizacjami	4,95 min	2,97 min
Pobranie i sprawdzenie towaru	2,50 min	2,50 min
Pakowanie i dokumenty	1,55 min	1,55 min
Razem na zamówienie	9,00 min	7,02 min
Razem dziennie (180 zamówień)	27,0 godz.	21,1 godz.

Zmienia się tylko chodzenie, ale to wystarcza, żeby dziennie odzyskać prawie sześć godzin pracy.

Zamówienie skraca się o prawie 2 minuty. Przy 180 zamówieniach to niecałe sześć godzin dziennie, a w roku 1 485 godzin. Policzone po 45 zł daje to prawie 67 tysięcy złotych. Koszt przestawienia: 4 osoby razy 32 godziny razy 67,50 zł, czyli 4 320 zł, plus 6 000 zł za półki i etykiety. Razem 10 320 zł.

Godzina odzyskana to nie zawsze złotówka

Tu muszę ostudzić entuzjazm. 1 485 godzin to nie jest 67 tysięcy złotych na koncie. Magazynierzy mają etaty i dostają pensję niezależnie od tego, czy chodzą, czy zbierają. Oszczędność pojawia się tylko w trzech sytuacjach.

Pierwsza: znikają nadgodziny. W hurtowni spod Piły każdy z trzech ludzi zostawał w sezonie mniej więcej godzinę dziennie. Przy nowym układzie te godziny nie są potrzebne. To realne pieniądze, płacone ze stawką z dodatkiem.

Druga: nie trzeba zatrudniać czwartej osoby, mimo że zamówień przybywa. Koszt etatu, który nie powstał, to najłatwiejsza oszczędność do pokazania w wyniku.

Trzecia: ludzie robią w odzyskanym czasie coś, co wcześniej leżało. Inwentaryzację cząstkową, porządek w przyjęciach, zwroty. To ma wartość, ale trudniej ją policzyć.

Jeśli żadna z tych sytuacji nie zachodzi, bo magazyn i tak czeka na zamówienia przez pół dnia, przestawienie towaru da tylko mniej zmęczonych ludzi. To też coś, ale nie w arkuszu.

Co jeszcze skraca chodzenie

Kilka rzeczy, które zrobiliśmy przy okazji albo zostawiliśmy na później.

Zbieranie kilku zamówień naraz. Małe zamówienia z tymi samymi indeksami można kompletować w jednym przejściu, na wózek z kilkoma pojemnikami, i rozdzielać przy pakowaniu. Daje to sporo w magazynach z dużą liczbą drobnych zamówień, ale wymaga dyscypliny przy rozdzielaniu, bo inaczej rosną pomyłki.

Kolejność na liście. Jeśli program drukuje listę pozycji w kolejności wpisania przez handlowca, magazynier chodzi zygzakiem. Lista posortowana według lokalizacji, w kolejności alejek, nic nie kosztuje.

Mniej zapasu na półkach. Towar, który nie schodzi, zajmuje miejsca przy wydaniu i wydłuża trasę do tego, który schodzi. O tym, ile kosztuje taki leżący zapas, pisałem w tekście Ile kosztuje zapas, który leży w magazynie. Porządki w zapasie i w układzie najlepiej robić razem.

Strefa wydań bez przeszkód. W wielu magazynach przy stole do pakowania stoją palety z dostawą, która czeka na rozłożenie, zwroty i puste kartony. Magazynier za każdym razem obchodzi je dookoła. Wyznaczone pole odkładcze dla przyjęć, z dala od pakowania, i jasna zasada, że dostawa jest rozłożona do końca dnia, kosztują tylko taśmę do oznaczenia posadzki.

Pomyłki też kosztują. Krótsza trasa to mniej zmęczenia pod koniec dnia, a zmęczony magazynier częściej bierze sąsiedni indeks. Każda pomyłka to reklamacja, odbiór towaru, ponowna wysyłka i nerwy klienta. W tym przykładzie pomyłek nie liczyłem, bo nie mieliśmy rzetelnych danych, ale ich spadek to dodatkowy argument po stronie zmiany.

Przegląd co pół roku. Rotacja się zmienia. Towary sezonowe, nowe indeksy, wycofane produkty. Bez przeglądu po roku układ znowu jest przypadkowy.

Jedno ostrzeżenie z praktyki: pierwsze dwa tygodnie po przestawieniu są wolniejsze, nie szybsze. Ludzie pamiętają stare lokalizacje i idą tam z przyzwyczajenia. Pomaga wydruk planu magazynu przy stole pakowania i wyraźne etykiety na końcach alejek. Wyniki mierzy się dopiero po miesiącu.

Właścicielka hurtowni przestawia magazyn w dwa najbliższe weekendy. Czwartego magazyniera na razie nie zatrudnia. Zapisała sobie warunek: jeśli w listopadzie nadgodziny wrócą do godziny dziennie na osobę, wraca do tematu etatu.